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Die Universität St.Gallen ist ein Ort der Begegnung, an dem Veranstaltungen auf dem Campus Räume für Austausch und gemeinsames Lernen schaffen. Das Events Office verantwortet die grossen Universitätsanlässe und ist die zentrale Anlaufstelle für die Planung, Koordination und Bewilligung von Veranstaltungen an der Universität. Das Team entwickelt das Eventmanagement an der HSG laufend weiter und arbeitet eng mit Partnern innerhalb und ausserhalb der Universität zusammen, um Studierende, Forschende, Mitarbeitende, Alumni und Gäste zu verbinden.
Aufgaben
- Planen und Koordinieren von Veranstaltungen sowie Beratung interner und externer Veranstaltender bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität
- Fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, Beurteilung der Machbarkeit und Koordination des Anfragen-, Angebots- und Kapazitätenmanagements
- Eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und Organisation situativer Anlässe von der Idee bis zur Nachbereitung
- Planen, Koordinieren und Realisieren der Öffentlichen Vorlesungen zur Förderung der Begegnung zwischen Universität und Öffentlichkeit
- Konzipieren und Koordinieren der Programmübersichten des Öffentlichen Programms und Sicherstellung der Umsetzung in Print und Online
- Betreuung der Event-Tools, Weiterentwicklung des zentralen Veranstaltungskalenders sowie Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Eventprozesse
- Bewirtschaftung der zugewiesenen Ressourcen und Budgets sowie Sicherstellung der administrativen Abwicklung von Honoraren und Rechnungen
- Systematische Evaluation von Veranstaltungen, Aufbereitung der Erkenntnisse und Ableitung von Empfehlungen und Impulsen für die Weiterentwicklung der Formate und Prozesse
Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation
- Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement (z. B. Eventmanager:in mit eidg. Fachausweis, CAS, Projektmanagement-Zertifizierung) von Vorteil
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld
- Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination
- Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen
- Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
- Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools
- Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent mit proaktiver, strukturierter und teamorientierter Arbeitsweise
- Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung
- Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in Phasen mit hoher Eventdichte
- Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
- Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Mitgestaltung der HSG-Community
Unser Angebot
- Inspirierendes Arbeitsumfeld
- Unterstützung interner und externer Weiterbildungsmöglichkeiten, inklusive praxisnahem Weiterbildungsprogramm mit Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung
- Finanzielle und zeitliche Unterstützung aufgabenspezifischer externer Weiterbildungen
- Moderne IT-Infrastruktur und schweizweiter Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand über die Bibliothek
- Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und Raum für wertvolle Beziehungen zu externen Partner*innen
- Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen zur Festigung von Beziehungen
- Flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl
- Teilzeitanstellungen, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien
- Chancengleichheit für alle Beschäftigten und Studierenden
- Vielseitiges, grösstenteils kostenfreies Unisportangebot, Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement und Früchte am Arbeitsplatz
- Vergünstigte Preise für frisch zubereitete Gerichte in der Mensa
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Über uns
Universität St. Gallen (HSG) ist eine staatliche Universität mit Fokus auf Wirtschafts-, Rechts- und Sozialwissenschaften, Internationale Beziehungen sowie Informatik. Sie bietet Bachelor- und Masterstudiengänge, Doktoratsprogramme sowie Weiterbildungen an und betreibt angewandte Forschung und Dienstleistungen. Die Universität ist international ausgerichtet und arbeitet eng mit Wirtschaft und Gesellschaft zusammen.