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Die UniBE bietet eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum. In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung sowie in den operativen Abläufen des DCR und arbeiten eng mit Professorinnen, Professoren und dem Führungsteam zusammen.
Aufgaben
- Administrative Unterstützung der DCR-Direktion im Tagesgeschäft, inklusive Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
- Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen der Professorinnen und Professoren
- Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte)
- Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
- Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen
- Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
- Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams
- Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos
- Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
- Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inklusive Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien
- Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse
- Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
- Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
- Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
- Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR, inklusive Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
- Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
- Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
- Interesse an klinischer Forschung
- Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)
Unser Angebot
- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration
- Einblicke in innovative klinische Forschung
- Dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
- Mitarbeit an bedeutenden, zukunftsgerichteten Projekten
- Internationales Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
- Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Bern
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Über uns
Universität Bern ist eine staatliche Hochschule des Kantons Bern und bietet Studiengänge in zahlreichen wissenschaftlichen Fachrichtungen an. Die Universität betreibt Lehre, Forschung und Weiterbildung und vermittelt Studierenden wissenschaftliche Methoden sowie fachliche Kenntnisse. Mit mehreren Fakultäten und Instituten deckt sie ein breites Spektrum an Disziplinen ab und arbeitet mit nationalen und internationalen Forschungs- und Bildungseinrichtungen zusammen.