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Die UniBE bietet flexible Arbeitsmodelle und viele Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten.
Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Möglichkeit einer anschliessenden unbefristeten Anstellung.
Aufgaben
- Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)
- Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
- Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
- Koordination administrativer Abläufe
- Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
- Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
- Beschaffung von Bürobedarf
- Personaladministration
- Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
- Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
- Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
- Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)
- Finanzadministration
- Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
- Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
- Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
- Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
- Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
- Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
- Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld
Unser Angebot
Flexible Arbeitsmodelle und viele Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten.
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Über uns
Universität Bern ist eine staatliche Hochschule des Kantons Bern und bietet Studiengänge in zahlreichen wissenschaftlichen Fachrichtungen an. Die Universität betreibt Lehre, Forschung und Weiterbildung und vermittelt Studierenden wissenschaftliche Methoden sowie fachliche Kenntnisse. Mit mehreren Fakultäten und Instituten deckt sie ein breites Spektrum an Disziplinen ab und arbeitet mit nationalen und internationalen Forschungs- und Bildungseinrichtungen zusammen.